國家檔案局令
第13號
《機關(guān)檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國家檔案局局長辦公會議審議通過,，現(xiàn)予公布,，自2019年1月1日起施行。
局長 李明華
2018年10月11日
機關(guān)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān),、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作,，推進機關(guān)檔案科學(xué),、規(guī)范管理,，豐富國家檔案資源,，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),，制定本規(guī)定,。
第二條 本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的,，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄,。
第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,，是推進依法行政,、促進科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,，是保護單位和個人合法權(quán)益,、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級管理,。
國家檔案行政管理部門負責(zé)全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào),、統(tǒng)一制度,，負責(zé)中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下,，負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),，負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時,，以進入相關(guān)場所檢查,，詢問有關(guān)人員，查閱,、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展,。
中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督,、指導(dǎo)。中央,、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督,、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級管理原則,。
第五條 機關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理,。
機關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護檔案的真實,、完整,、可用和安全，便于檢索,、利用和開發(fā),。
第六條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃,、年度工作計劃和考核體系,，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施,、同步發(fā)展,。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費,，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費,，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入機關(guān)年度財政預(yù)算,。
第二章 機構(gòu)和人員
第七條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負責(zé)人,、辦公廳（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制,，協(xié)調(diào)處理本機關(guān),、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu),。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān),，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負責(zé)部門。檔案工作負責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性,。
經(jīng)同級檔案行政管理部門同意,，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理,。
第九條 機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責(zé)部門（以下簡稱機關(guān)檔案部門）應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,，具體承擔(dān)機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員,，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集,、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機關(guān)檔案部門為中心,，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò),。
縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員,。
第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位,、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案,；
（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃,；
（三）對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),；
（四）負責(zé)管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作,；
（五）負責(zé)機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件,、電子檔案規(guī)范管理,；
（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查,，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案,；
（七）負責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),，開展檔案宣傳,、教育活動；
（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,，向機關(guān)提出表彰獎勵建議,；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議,。
第十一條 機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,，應(yīng)當(dāng)嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。
機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理,、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作,。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定,。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠,、遵紀守法,、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力,。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機關(guān)工作,，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景,，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),。
不具備前述知識背景的檔案工作人員,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。
第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù),。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章 基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房,、整理用房,、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房,、檔案數(shù)字化用房,、服務(wù)器機房等。
檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置,。
縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公,、整理,、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行,。
閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求,，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。
檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要,，使用面積按（檔案存量 年增長量×存放年限）×60m²/萬卷（或10萬件）測算,。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m²測算,。
整理用房,、展覽用房、檔案數(shù)字化用房,、服務(wù)器機房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要,。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū),。
檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理,。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火,、避免陽光直射,，利于檔案保護。
檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層,。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間,、食堂（廚房）,、變配電室,、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ67）規(guī)定,，整理用房,、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。
檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點,，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置,、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定,。
第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架,、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,，不得采用木質(zhì)柜,、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺,、檔案梯,、移動置物架、檔案盒,、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要,。
檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的,，樓面均布活荷載標準值不應(yīng)小于8kN/m²或按檔案裝載情況相應(yīng)增加,。
第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備,。檔案庫房不得使用電阻絲加熱,、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng),。
保存重要檔案或具備條件的,，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風(fēng)換氣,、空氣凈化設(shè)備,。
第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,，可以選擇采用潔凈氣體,、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門,，配備火災(zāi)自動報警設(shè)備,。
第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗,、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施,，可以選擇設(shè)置智能門禁識別,、紅外報警、視頻監(jiān)控,、出入口控制,、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房,、閱覽用房,、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理,、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、漏水監(jiān)測、消防報警,、安全防范,、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化,、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求,。
縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控,、消防,、安防和信息化工作的基本需求。
第四章 管理要求
第一節(jié) 一般規(guī)定
第二十三條 機關(guān)檔案包括：
（一）文書,、科技（科研,、基建、設(shè)備）,、人事,、會計檔案；
（二）機關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案,；
（三）照片,、錄音、錄像等音像檔案,；
（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案,；
（五）印章,、題詞、獎牌,、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實物檔案,；
（六）其他檔案,。
前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,。
第二十四條 機關(guān)全部檔案構(gòu)成一個全宗,。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的,，維持原全宗不變,。
機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景,、檔案狀況,、工作制度、管理記錄等內(nèi)容,，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12）執(zhí)行。
第二十五條 機關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整,，整理規(guī)范有序,，保管安全可靠，鑒定準確及時,，利用簡捷方便,，開發(fā)實用有效。
涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定,。
第二節(jié) 形成與收集
第二十六條 機關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料,。機關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時,，應(yīng)當(dāng)采用耐久,、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式,。
歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實,、準確、系統(tǒng),，文件材料組件齊全,、內(nèi)容完整。
第二十七條 機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管,。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍,。
機關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料；機關(guān)設(shè)立臨時機構(gòu)處理專項工作,、處置突發(fā)事件,、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項目,、重大科研課題等形成的歸檔文件材料,；機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機關(guān)向社會和個人征集的,、與機關(guān)有關(guān)文件材料等,。
第二十八條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行,。機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當(dāng)及時修訂,，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面,、系統(tǒng)反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌,。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定,。
機關(guān)所屬機構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行,。
第二十九條 文書檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。
會計,、科研,、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）,、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定,。
照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）規(guī)定。
其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
第三十條 電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集,。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）,、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）,、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定,。
第三節(jié) 整理與歸檔
第三十一條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案,。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng),，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用,。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動,。
機關(guān)檔案分類方案一般采用年度,、機構(gòu)（問題）、保管期限等分類項進行復(fù)式分類,，有專門規(guī)定的,，從其規(guī)定。
第三十二條 機關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律,，保持文件材料之間的有機聯(lián)系,，區(qū)分不同價值，便于保管和利用,，逐步推進卷件融合管理,。
文書檔案、照片檔案,、錄音檔案,、錄像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理,?？萍紮n案、人事檔案,、會計檔案一般以卷為單位進行整理,。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行,。
第三十三條 機關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號,。檔號應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源,、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性,。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T13）,、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng),。
機關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）,、科技（KJ）、人事（RS）,、會計（KU）,、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）,、錄音（LY）,、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）,、網(wǎng)頁信息（WY）,、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設(shè)置一級門類代碼,，按照科研（KJ·KY）,、基建（KJ·JJ）、設(shè)備（KJ·SB）設(shè)置科技檔案二級門類代碼,。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級門類代碼,。
第三十四條 機關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要,。
機關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進行著錄,。傳統(tǒng)載體照片、錄音,、錄像檔案和實物檔案應(yīng)當(dāng)詳細著錄背景,、人物、來源等信息,。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制,、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應(yīng)。
第三十五條 機關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后,，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門歸檔,；采用辦公自動化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸,。歸檔時間有特殊規(guī)定的,，從其規(guī)定。
歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對,，并履行交接手續(xù),。機關(guān)檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù),，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù),。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第三十六條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件,。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的,，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章,，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的,，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章,。
滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件,，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔,。
第四節(jié) 保管與保護
第三十七條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應(yīng)當(dāng)確保實體安全和信息安全,。
機關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練,，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案,。
第三十八條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火,、防盜、防紫外線,、防有害生物,、防水、防潮,、防塵,、防高溫、防污染等防護工作,。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定,。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關(guān)的物品,。
第三十九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度,，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備,，確保正常運轉(zhuǎn),；定期清掃除塵，保持庫房清潔,；定期采取措施,，防治鼠蟲霉等。
第四十條 機關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點,、對保管狀況進行檢查,，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理,，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時對受損,、易損檔案進行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理,。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整,，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作,，必要時進行復(fù)制備份,，做出修復(fù)說明,。
第四十二條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康,。
第五節(jié) 鑒定與銷毀
第四十三條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置,。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公廳（室）負責(zé)人主持,，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展,，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。
鑒定結(jié)束后,，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報告,。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標注,；對確無保存價值的檔案,，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。
第四十四條 經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案,，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀,。
（一）機關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號,、文號,、責(zé)任者、題名,、形成時間,、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容,，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準,；
（二）機關(guān)分管檔案工作的單位負責(zé)人、辦公廳（室）負責(zé)人,、檔案部門負責(zé)人,、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人,、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見,；
（三）機關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷,。監(jiān)銷人在檔案銷毀前,，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在檔案銷毀后,，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章,。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。
第四十五條 檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進行,。
電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的,，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外,，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù),，并在管理過程元數(shù)據(jù),、審計日志中自動記錄銷毀活動。
涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》,。
第六節(jié) 利用與開發(fā)
第四十六條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作,，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級,、內(nèi)容和利用方式,，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù),。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的,，需經(jīng)本單位負責(zé)人批準。
利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù),，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄,。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。
第四十七條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定,，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料,。
第四十八條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹,、組織沿革,、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,、專題文件匯集,，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式,，發(fā)揮檔案價值,。
全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理,。
第四十九條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析,、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度,。
第七節(jié) 統(tǒng)計與移交
第五十條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計工作,，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況,、檔案設(shè)施設(shè)備情況,、檔案利用情況、檔案移交進館情況,、檔案鑒定銷毀情況,、檔案信息化情況、檔案工作人員情況,、檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬,。
統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實、準確,、完整,，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計分析,。
第五十一條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計年報,，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門,、上級檔案部門,。
機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考,。
第五十二條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案,。移交檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交檢索工具,、編研成果,。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。
機關(guān)向國家綜合檔案館移交前,，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作,，并提出劃控與開放意見。
第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交,，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交,。
電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò),，不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交,。
電子檔案移交后，機關(guān)繼續(xù)留存的,，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進行管理,。
第五十四條 機關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行,。
（一）撤銷機關(guān)的檔案,，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交；
（二）撤銷機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的,，其檔案不得分散,，可由其中一個機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；
（三）一個機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān),，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交,；
（四）機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷的,，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交,。
第五章 信息化建設(shè)
第五十五條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化工作,，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。
機關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機關(guān)信息化建設(shè),、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合,，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用,。
第五十六條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè),，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作,。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行,。
第五十七條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作,。
檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實性管理要求,，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理,。
第五十八條 紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）執(zhí)行,，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62）執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
機關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識別,，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用,。
第五十九條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標準規(guī)范要求。
各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù),、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理,。
第六十條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作,。
第六十一條 機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件,、安全保障系統(tǒng),、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴展,。
機關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備,。服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴展等要求,。
機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的,，其計算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求,。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件,、電子檔案。
第六十二條 機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案,、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定,、整理工作,，實施預(yù)歸檔。
電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善,、適度前瞻,，滿足電子檔案真實性、可靠性,、完整性,、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,、《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》,、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。
電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準,，分級保護等級應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級相適應(yīng),。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機構(gòu)明確安全管理責(zé)任,。
第六十三條 電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標準要求,，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求,。
第六十四條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng),。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描,、診斷存儲設(shè)備,。
第六十五條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶,、一次性刻錄光盤,、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實行離線備份。具備條件的,，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進行近線備份和容災(zāi)備份,。
機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。
第六十六條 機關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作,，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失,、外泄,。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴格遵守保密規(guī)定,。
第六章 獎勵與處罰
第六十七條 有下列情形之一的,，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯(lián)合有關(guān)部門，或由本單位給予表彰獎勵,。
（一）檔案收集,、整理、移交做出顯著成績的,；
（二）檔案保管,、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；
（三）檔案利用,、開發(fā)取得突出效果的,；
（四）檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的,；
（五）同違反檔案法律,、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的,；
（六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的,。
第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正,；情節(jié)嚴重的,，由有關(guān)主管部門對機關(guān)直接負責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的,，依法追究刑事責(zé)任,。
（一）機關(guān)未統(tǒng)一管理機關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的,；
（二）機關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機構(gòu)或未指定檔案工作負責(zé)部門,，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；
（三）將機關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有,，拒絕移交機關(guān)檔案部門的,；
（四）檔案管理不符合檔案安全保護要求的；
（五）拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的,；
（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,，造成檔案損失的,；檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,，造成檔案損失的,。
第七章 附則
第六十九條 本規(guī)定由國家檔案局負責(zé)解釋。事業(yè)單位,、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行,。
第七十條 本規(guī)定自2019年1月1日起施行。