1 范圍

本標準規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法,。

本標準適用于各級機關(guān),、團體,、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理,。其他門類檔案可以參照執(zhí)行,。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的,，從其規(guī)定,。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的,。凡是注日期的引用文件,，僅所注日期的版本適用于本文件,。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件,。

GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語

DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則

DA/T 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標準,。

3.1

歸檔文件 archival document(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢,、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料,，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理 arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件,、分類,、排列,、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整,、裝訂,、編頁、裝盒,、排架,；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集,、歸檔數(shù)據(jù)包組織,、存儲等），使之有序化的過程,。

3.3

    件 item

歸檔文件的整理單位,。

3.4

檔號 archival code

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序,。

4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,，便于保管和利用,。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理,。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一,。

5 一般要求

5.1 組件（件的組織）

5.1.1 件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文,、附件為一件,；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,；原件與復制件為一件,；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件,；報表,、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）,；簡報,、周報等材料一期為一件；會議紀要,、會議記錄一般一次會議為一件,，會議記錄一年一本的，一本為一件,；來文與復文（請示與批復,、報告與批示,、函與復函等）一般獨立成件,，也可為一件,。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件,。

5.1.2 件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時,，正文在前，附件在后,；正本在前,，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后,；原件在前，復制件在后,；不同文字的文本,，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前,，少數(shù)民族文字文本在后,；中文本在前，外文本在后,；來文與復文作為一件時,，復文在前，來文在后,。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,，文件處理單在前，收文在后,；正本在前,，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2 分類

5.2.1 立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學分類,，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性,。

5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類,。

    a）按年度分類

將文件按其形成年度分類,。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃,、總結(jié),、預算、統(tǒng)計報表,、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度,。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年,?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時,，年度為其歸檔年度,，并在附注項加以說明。

    b）按機構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類,。機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用,，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的,，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類,，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門,。采用問題分類的,，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

    c）按保管期限分類

    將文件按劃定的保管期限分類,。

5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位,，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3 排列

5.3.1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),，按時間結(jié)合事由排列,。

5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列,。

5.3.3 會議文件,、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號,。檔號編制應(yīng)遵循唯一性,、合理性、穩(wěn)定性,、擴充性,、簡單性原則。

5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號,。

上,、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開,。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”,。

5.4.3 檔號按照以下要求編制：

    a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識,，按照DA/T 13-1994編制,。

    b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識,。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,，如“2013”,。

    c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年,、定期10年,，分別以代碼“Y”、“D30”,、“D10”標識。

    d）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識,，如辦公室代碼“BGS”等,。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼,。

    e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號,，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的,，前面用“0”補足,，如“0026”。

5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容,。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識,。

5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號,、年度,、保管期限、件號,，以及頁數(shù)作為必備項,，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號,、年度,、保管期限、件號,、機構(gòu)（問題）按照5.4.3編制,，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見附錄A 圖A2）。為便于識記,，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識,，機構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見附錄A 圖A3）。

5.5 編目

5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄,。編目應(yīng)準確,、詳細,，便于檢索。

5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目,。來文與復文作為一件時,，對復文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號,、檔號,、文號、責任者,、題名,、日期、密級,、頁數(shù),、備注等項目。

    a）序號：填寫歸檔文件順序號,。

b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制,。

    c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的,，不用標識,。

    d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者,。

    e）題名：文件標題,。沒有標題、標題不規(guī)范,，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容,、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標題,，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”,。

    f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日,，如19990909,。

g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,，不用標識,。

h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁,。

i）備注：注釋文件需說明的情況,。

5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B 圖B1）,。   

5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外,，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄,，應(yīng)編制封面（見附錄B 圖B2）,。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱,、年度,、保管期限、機構(gòu)（問題）,，其中全宗名稱即立檔單位名稱,，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊,。

6 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂,、編頁、裝盒和排架

6.1 修整

6.1.1 歸檔文件裝訂前,，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整,。

6.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復,；字跡模糊或易退變的,，應(yīng)予復制。

6.1.3 歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕,、易氧化的金屬或塑料裝訂用品,。

6.1.4 對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊,。

6.2 裝訂

6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂,。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全,、簡便,，做到文件不損頁、不倒頁,、不壓字,，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理,。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響,，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變,。

6.2.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式,，裝訂材料與保管期限要求相匹配,。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一,。

6.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì),。不使用回形針,、大頭針、燕尾夾,、熱熔膠,、辦公膠水、裝訂夾條,、塑料封等裝訂材料進行裝訂,。

6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂,。頁數(shù)較少的,，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂,，文件較厚的,，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5 永久保管的歸檔文件,，不使用不銹鋼夾或封套裝訂,。

6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行,。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行,，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3 編頁

6.3.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼,。

6.3.2 頁碼應(yīng)逐頁編制,，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的,；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,，可以保持原有頁碼不變。6.4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目,。不同年度,、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒,。

6.4.1 檔案盒

6.4.1.1 檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱,。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm,、30mm,、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）,。

6.4.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度,、保管期限,、起止件號、盒號等必備項,，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（見附錄D 圖D2,、圖D3）。其中,，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格,；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制,。

6.4.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作,。

6.4.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明,、整理人,、整理日期、檢查人,、檢查日期（見附錄E）,。

    a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改,、補充,、移出、銷毀等情況,。

b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章,。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

    d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期,。

6.5 排架

6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后,，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架,。

6.5.2 歸檔文件按年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的,，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架,，便于實體管理,。

6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時,，每年形成的檔案按保管期限依次上架,，便于檔案移交進館。

7 歸檔電子文件的整理要求

7.1 歸檔電子文件組件（件的組織）,、分類,、排列、編號,、編目,，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。

7.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換,、元數(shù)據(jù)收集,、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求,，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）,、GB/T 18894、DA/T 48,、DA/T 38等標準執(zhí)行,。

7.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）,、GB/T 18894等標準的應(yīng)用系統(tǒng),。

 2015年 歸檔文件整理規(guī)則DAT22-2015.pdf